Enterprise Resource Planning - erp

Enterprise Resource Planning ERP system mendukung aktivitas bisnis baik dalam bidang industri, pertambangan, manufaktur, pertanian, perkebunan, distribusi, konstruksi, asuransi dan jasa untuk mengelola sumber daya perusahaan secara effisien, ekonomis, dan terkendali. ERP melibatkan seluruh fungsi manajemen baik akuntansi, keuangan, produksi, penjualan, pembelian, produksi, gudang, dan sumber daya manusia Kenapa harus ERP ? Data online/ real time untuk seluruh fungsi dalam perusahaan. Standarisasi dan akurasi data. Mempermudah tugas-tugas managemen sehari-hari dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi managemen yang meliputi diantaranya perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pengendalian Meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi melalui alokasi sumberdaya perusahan secara optimal. Menghasilkan analisa dan laporan untuk perencanaan jangka panjang. Manfaat ERP Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: Integrasi data keuangan. Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. Standarisasi Proses Operasi. Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. Standarisasi Data dan Informasi. Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda. ERP as management system 1. Planning Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif misalnya perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya. 2. Organizing Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian, produksi dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen. 3. Actuating Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang / MRP setelah itu order pembelian kemudian penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan demikian seluruh aktivitas dapat berjalan effisien dan efektif. 4. Controlling Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan system yang terintegrasi dapat dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat. Modul-modul Enterprise Resource Planning ( ERP) Systems : 1. Item Master Management ( IMM) 2. Bill Of Material ( BOM) 3. Demand Management ( DM) 4. Sales and Order Management ( SOM) 5. Master Production Scheduling ( MPS) 6. Material Requirements Planning ( MRP) 7. Capacity Requirement Planning 8. Inventory Mangement ( INV) 9. Shop Floor Control ( SFC) 10. Purchasing Management ( PUR) 11. General Ledger ( GL) 12. Account Payable ( AP) 13. Account Receivable ( AR) 14. Cost Control ( CO) 15. Financial Reporting ( FIR) 16. Human Resources Management Sistem 17. Etc Key Benefits: Local Software and Customizable Perangkat lunak ini selain dirancang sesuai dengan standard software ERP internasional tetapi juga sangat memperhatikan aspek dalam lingkungan bisnis Indonesia dan telah sangat sukses diimplementasikan pada perusahaan – perusahaan di Indonesia. Dibandingkan software sejenis yang dikembangkan dari luar negeri, software ini jauh lebih mudah diimplementasikan hanya membutuhkan waktu 12 – 18 bulan karena pengembangkannya sudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Indonesia ( applicable) dan masih dapat dimodifikasikan lagi sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Cost Efficiency Penerapan software ini lebih murah dibandingkan dengan software sejenis dari luar negeri. Upgradeable Software ini secara berkala dapat diupgrade sesuai dengan perkembangan teknologi terakhir dengan biaya yang efisien dan waktu yang singkat. User add-in development Software ini dirancang agar user dapat membuat menu-menu tambahan sendiri baik berupa form maupun report yang dapat dintegrasikan secara penuh dengan sistem utama. Maintenance and Implementation support Didukung oleh staf yang berpengalaman dalam mengembangkan dan menerapkan software dari latar belakang bidang yang berbeda baik bidang IT, akuntansi, produksi management, marketing dan lain-lain. Online Support Maintenance dapat dilakukan secara online menggunakan jaringan telekomunikasi. Multi User / Local and Wide Area network Dapat digunakan oleh banyak user secara bersamaan dalam suatu jaringan baik Local Area Network atau Wide area network. Untuk lokasi yang berbeda baik dalam kota antar kota yang berbeda dapat diintegrasikan. Misalnya lokasi pabrik dan lokasi kantor atau cabang. Multi Currency Dapat menggunakan banyak jenis mata uang yang akan dikonversikan langsung pada mata uang dasar laporan keuangan. Multi Company Dapat menggunakan lebih dari satu company dalam satu database yang sama dan menghasilkan laporan terkonsolidasi User Friendly Menu dan toolbar yang sangat mirip dengan Microsoft excel dan Microsoft word membuat software ini sangat cepat untuk dipahami dan digunakan oleh user pemula sekalipun. Multi Output Seluruh ouput / report dapat diexport ke file Microsoft Excel, Microsoft Word, Html dan dapat diemail langsung juga dapat di fax. Stability Database sangat stabil dan tidak mudah rusak walaupun terjadi pemutusan listrik mendadak. Fasilitas backup data secara automatis dan dapat dilakukan ke harddisk, tape maupun ke media lainnya. Security Setiap user memiliki password dan diatur hak pemakaiannya untuk setiap modul, sehingga user hanya dapat menggunakan menu-menu yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya saja. Setiap transaksi juga mencatat nama user yang melakukan perubahan dan penambahan data. Web base Version Software dibangun dengan plat form web base dan windows untuk jaringan intranetnya. Dapat dijalankan pada windows 98, Windows NT, Windows XP, windows 2000, windows 2003, vista, dan linux. Dengan bahasa pemograman OOP ( Object Oriented Programming ) dan database SQL. Client Server Menggunakan database dengan berbasis SQL sehingga dapat digunakan untuk user yang tidak terbatas dan database yang besar dengan performance yang baik. System Documentation Dilengkapi juga dengan Business Process Flow, Job Description dan User Manual. Integrated and Customize Terdiri dari modul-modul yang terintegrasi. Finance and Accounting Modul ini merupakan back office system yang diperlukan untuk seluruh jenis usaha baik industri, perdagangan, konstruksi, jasa dan lainnya dalam menangani transaksi keuangan secara real time dan pembuatan laporan keuangan yang lengkap. Key Benefits: Ó Mempercepat penyusunan laporan keuangan yang lengkap. Ó Mengelola transaksi kas dan bank dengan effisien terkendali. Ó Meningkatkan kinerja penagihan piutang dan pengendalian piutang. Ó Mengelola hutang-hutang perusahaan dengan terkendali. Ó Meningkatkan efektivitas penggunaan modal kerja dalam bentuk kas dengan membuat perencanaan kas yang baik dari informasi proyeksi arus kas dimasa mendatang yang akurat. 1. General Ledger Mengendalikan seluruh aktivitas keuangan perusahaan dengan membuat laporan keuangan yang mencakup seluruh transaksi-transaksi yang terjadi dari modul-modul lainnya. Kode perkiraan / chart of account dapat didisain sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Posting automatis dari modul-modul lain sehingga tidak memerlukan banyak transaksi pada modul ini. Feature: Full automatic posting membuat seluruh jurnal secara automatis dari modul-modul lain sehingga mengurangi kesalahan journal. Fasilitas Auto Reverse yang akan mereverse / membalik journal secara automatis pada periode berikutnya. Recurring Entries untuk transaksi berulang setiap periode yang berasal dari amortisasi prepaid expenses. Cost Center untuk membagi biaya dalam masing-masing cost center / pusat biaya. Profit Center untuk membagi profitabilitas dalam masing-masing pusat laba. Entity untuk membagi cabang atau divisi sebagai pusat investasi sehingga menghasilkan laporan keuangan masing-masing pusat investasi. Difference exchange rate adjustment fasilitas untuk membuat jurnal selisih rate automatis oleh system. Cost Allocation fasilitas untuk membuat jurnal alokasi biaya secara automatis. 2. Cash Management Mengelola transaksi kas dengan effisien, terkendali dan membantu perencanaan cash flow dengan informasi cash flow forecasting perusahaan agar dana kas dapat digunakan secara efektif. Mengatur pengeluaran dan pembayaran hutang sesuai dengan jatuh tempo pembayaran dan ketersediaan dana untuk masing-masing rekening kas dan bank. Feature: Payment Request untuk melakukan input transaksi permintaan pembayaran hutang dan lainnya, dilengkapi dengan fungsi memotong advance dan retur. Cash Payment Untuk mengalokasi-kan pengeluaran kas/ bank dari masing-masing rekening kas/ bank Cash Receipt untuk input transkasi penerimaan uang / pelunasan. AR Settlement Untuk input transkasi penerimaan uang / pelunasan. Cash Transfer Untuk input transaksi pemindah bukuan antar rekening cash / bank. Payment Schedule Fasilitas untuk memonitor hutang yang sudah jatuh tempo dan mengatur pembayarannya. Receipt Schedule Fasilitas untuk memonitor piutang yang sudah jatuh tempo dan membuat voucher pelunasannya. Cash Payment Register Fasilitas untuk mengatur alokasi pengeluaran kas sesuai dengan dana yang tersedia. Check Deposit Fasilitas untuk membuat voucher setoran check/ giro ke bank. Check Clearing Fasilitas untuk memvalidasi check/ giro yang telah cair dan memonitor giro yang belum cair. Cash Flow Projection Informasi proyeksi arus kas di masa depan. Dengan informasi ini perusahaan dapat mengatur kebutuhan dan penggunaan kas lebih terencana dengan baik. Perhitungan proyeksi kas sudah meliputi dari rencana penjualan, rencana produksi, rencana pembelian barang dan biaya-biaya overhead. 3. Account Payable Mengendalikan hutang-hutang perusahaan dan membuat perencanaan pembayaran yang tepat sesuai dengan masing-masing umur piutang. Feature: Mengendalikan dengan ketat kewajiban yang timbul dari pembelian. Dilengkapi dengan fasilitas untuk memblock hutang-hutang yang belum boleh dibayar, mencatat transaksi hutang yang timbul bukan dari transaksi pembelian. Mencatat transaksi uang muka baik untuk pembelian, maupun uang muka operasional dan lainnya. 4. Account Receivable Mengendalikan piutang-piutang perusahaan dengan memberikan informasi yang real time tentang piutang-piutang yang sudah jatuh tempo dan membuat perencanaan penagihan yang efektif. Feature: Melihat piutang-piutang setiap customer dengan mudah baik yang telah jatuh tempo atau yang belum ditambah fasilitas untuk membuat formulir penagihan untuk piutang-piutang yang segera jatuh tempo sehingga menjamin penagihan piutang yang telah jatuh tempo secara tepat waktu. Laporan saldo piutang langganan yang dikirim langsung ke langganan dapat dicetak maupun di-email langsung secara automatis untuk konfirmasi piutang kepada langganan. Mencatat transaksi piutang yang timbul transaksi penjualan dan transaksi lainnya. Dalam transaksi ini dapat diperhitung-kan/ dipotong langsung uang muka yang telah diterima. Mencatat transaksi uang muka penjualan atau uang muka lainnya, Uang muka dapat diperhitungkan langsung dengan Invoice atau pengurangan dari pembayaran piutang. Procurement – Purchasing and Inventory Modul ini untuk menangani aktivitas pembelian dan pemakaian barang baik untuk material, supplies dan barang jadi pada perusahaan bidang industri, pertambangan, manufaktur, pertanian, perkebunan, distribusi, konstruksi, asuransi dan jasa. Key Benefits: Meminimalkan tingkat persediaan/ stock sehingga biaya modal kerja yang digunakan untuk menumpuk persediaan menjadi lebih rendah tanpa harus mengganggu kelancaran produksi. © Mengurangi tingkat kerugian persediaan yang obselence ( tak terpakai lagi ) , damage ( rusak ) dan expired ( kadaluarsa ) . © Mengendalikan dan memonitor proses pembelian mulai dari permintaan pembelian , order pembelian, penerimaan barang dan penagihan. 1. Purchasing Order Feature: Fasilitas untuk membuat rencana permintaan pembelian yang dibuat oleh sistem dengan sudah memperhitungkan kebutuhan material masa depan yang meliputi kuantitas dan waktu pemesanan untuk masing-masing pemasok / vendor berdasarkan perhitungan MRP. Fasilitas untuk pemesanan barang yang dibuat oleh sistem dari permintaan pembelian barang. Fasilitas untuk membuat bidding sheet dengan membandingkan harga beberapa supplier dan catatan pembelian-pembelian sebelumnya. Fasilitas untuk pemesanan barang yang bukan untuk stock, dilakukan secara manual. Mengirim PO ke pemasok / supplier melalui EDI atau e-mail. Fasilitas untuk melihat rencana penerimaan barang berdasarkan order. Melakukan proses penerimaan barang pesanan. Fungsi untuk memproses analisa dari bahan/ material yang harus melalui proses quality analysis dengan mencatat hasil pemeriksaan sesuai dengan metode pemeriksaan masing-masing bahan / material Mencatat tagihan atas biaya pengiriman barang yang sudah diterima / dibeli dari perusahaan ekspedisi yang terpisah dari supplier dari barang tersebut. Melakukan proses pengembalian barang / retur pembelian yang telah diterima. Fasilitas untuk mencatat nilai timbangan barang yang diterima dari supplier agar dapat dikontrol berat barang yang diterima dengan data barang dalam surat jalan dengan mengalikan jumlah kwantitas dengan standard berat masing-masing barang. Fungsi ini disesuaikan dengan mesin jembatan timbang yang digunakan 2. Inventory Management Feature: Multi Warehouse mencatat persediaan pada banyak lokasi gudang yang berbeda-beda. Multi Unit dapat mengguna-kan unit satuan yang berbeda untuk setiap item yang sama. Misalnya satu jenis item menggunakan satuan Box untuk pembelian dan menggunakan satuan pcs untuk penjualan. Inventory Adjustment untuk melakukan proses koreksi terhadap stock yang terjadi bukan karena penjualan / pembelian / pemakaian. Seperti : akibat kerusakan, selisih, penyusutan / penguapan dan lain-lain. Inventory Transfer untuk mencatat proses pemindahan stock antar gudang. Stock validation untuk validasi transaksi pengeluaran barang agar tidak melebihi stock yang tersedia Order Management Modul ini digunakan untuk perusahan yang melakukan transaksi penjualan yang yang berasal dari hasil produksi bagi perusahaan industri / manufaktur maupun barang dari pembelian bagi perusahaan distribusi/ trading. Key Benefits: Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mempercepat proses penerimaan pesanan sampai pengiriman barang. Memberikan informasi penjualan dan analisa penjualan. Membuat perencanaan penjualan untuk penghitungan kebutuhan barang dan material dan perencanaan pembelian dan produksi barang di masa depan. Feature: Sales Order mengelola pesanan pelanggan dan transaksi penjualan yang meliputi penjualan direct order, penjualan kanvas, penjualan konsinyasi, penjualan cabang, dan Forecasting Credit Limit fasilitas pembatasan pesanan jika sudah melebihi batas saldo piutang Overduet Limit fasilitas pembatasan pesanan jika terdapat piutang yang sudah jatuh tempo. EDI-Download menerima pesanan dari pelanggan lewat EDI atau e-mail ( tidak perlu data entry ) . Delivery Schedule membuat Delivery Order berdasarkan Sales Order yang segera harus dikirim dengan memperhitungkan jumlah stock yang tersedia tanpa harus di entry manual. Delivery Order mencatat transkasi pengiriman barang ke pelanggan / customer. Sales Return mencatat transaksi penerimaan barang kembali / retur dari customer. Sales Invoice pembuatan tagihan kepada pelanggan. Sales Expedition pencatatan biaya ekspedisi / angkutan untuk setiap surat jalan. Weighing Bridge fungsi untuk mencatat nilai timbangan dari barang yang dikirim agar dapat dikontrol berat barang yang keluar dengan data barang dalam surat jalan dengan mengalikan jumlah kwantitas dengan standard berat masing-masing barang. Fungsi ini disesuaikan dengan mesin jembatan timbang yang digunakan. Confirmation Order fasilitas untuk memberikan informasi apakah pesanan yang diminta dapat dipenuhi sesuai dengan jumlah dan waktu pengiriman dengan memperhitungkan ketersediaan dan pemenuhan kebutuhan material dan kapasitas produksi yang tersedia. Manufacturing Modul ini untuk perusahaan industri / manufactur yang melakukan aktivitas pekerjaan pengolahan material menjadi barang jadi maupun setengah jadi. Dapat digunakan baik untuk sistem produksi berdasarkan pesanan / Job Order maupun produksi massal / Batch dengan lebih dari 1 ( satu ) tingkat / level produksi. Key Benefits: Ó Mengatur jadwal produksi dengan cepat sesuai dengan pengiriman dari order penjualan dan rencana penjualan dengan mempertimbangkan ketersediaan material dan kapasitas produksi. Ó Meningkatkan pengendalian pengeluaran material sehingga agar tidak melebihi bill of material. Feature: Material Requirement Planning ( MRP ) membuat perhitungan secara akurat tentang kebutuhan material dalam jumlah dan waktu yang tepat. Master Production Schedule Membantu membuat perencanaan produksi untuk jumlah dan waktu yang tepat dengan memperhitung-kan jumlah pesanan, jadwal pengiriman dan kapasitas produksi yang tersedia, sehingga tingkat produksi tidak melebihi jumlah rencana pejualan dan jadwal menjamin pengiriman tepat waktu. Capacity Requirement Planning ( CRP) untuk merencanakan kapasitas produksi optimal dengan memperhitungkan jadwal pengiriman dan kapasitas produksi terpasang. Planned Manufacturing Order fasilitas untuk membuat jadwal produksi secara automatis sesuai dengan memperhitungkan pesanan dan ramalan penjualan. Quality Control and Analysis fungsi untuk memproses analisa dari hasil jadi dan setengah jadi yang harus melalui proses quality analysis dengan mencatat hasil pemeriksaan sesuai dengan metode pemeriksaan masing-masing hasil jadi dan setengah jadi. Confirmation MPS fasilitas untuk memberikan informasi apakah produksi yang dijadwalkan dapat dipenuhi sesuai dengan jumlah dan waktu pengiriman dengan memperhitungkan ketersediaan dan pemenuhan kebutuhan material dan kapasitas produksi yang tersedia. Multi Level BOM multi level bill of material untuk setiap barang produksi. Make to Order produksi berdasarkan pesanan. Make to Stock Produksi berdasarkan perkiraan kebutuhan dimasa depan melalui sales forecast. Project Management Modul ini untuk membantu mengelola proyek. Membuat rencana anggaran dan belanja pekerjaan. Mengendalikan pemakaian bahan dan material sesuai dengan anggaran. Mengendalikan penyelesaian pekerjaan dan pembayaran upah mandor. Key Benefits: Ó Membuat perencanaan anggaran proyek dengan cepat yang meliputi anggaran pekerjaan dan kebutuhan material. Ó Mengendalikan pemakaian bahan dan material proyek sehingga tidak melebihi anggaran. Ó Memberikan informasi tingkat penyelesaian proyek sesuai dengan tingkat penyelesaian masing-masing pekerjaan. Feature: Project Budget plan ( Rencana Anggaran Proyek ) membuat perencanaan detail-detail pekerjaan dan kebutuhan material untuk setiap pekerjaan yang akan dibuat. Dari data ini akan mendapatkan informasi biaya seluruh proyek untuk masing-masing pekerjaan dan kebutuhan material untuk setiap jenis bahan. Work Order membuat perintah pekerjaan kepada sub-kontraktor atau mandor lapangan dan mencatat data penyelesaian pekerjaan. Work Invoice membuat perhitungan upah kerja yang terhutang kepada mandor / sub-kontraktor sesuai dengan tingkat penyelesaian masing-masing pekerjaan. Assets Management Key Benefits: Merupakan modul untuk mencatat data aktiva-aktivat tetap dengan mendaftar setiap aktiva dengan nomor masing-masing aktiva sehingga mudah untuk ditelusuri. Juga membuat laporan dan biaya penyusutan sesuai dengan metode penyusutan yang dikendaki secara langsung oleh sistem. Feature: Automatic Depreciation membuat journal biaya depresiasi secara automatis oleh sistem sesuai dengan metode penyusutan. Purchasing of Fixed Assets administrasi pembelian mulai dari Purchase Request, Purchase Order, Purchase Receive, sampai Account Payable Maintenance and repair catatan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk maintenance dan repair. Schedule memberikan informasi jadwal yang maintenance dan lainnya seperti perpanjang ijin dari dokumen yang berhubungan dengan assets tertentu. Human Resources Management Key Benefits: Modul ini untuk memudahkan manajemen dalam mengolah data informasi sumber daya manusia mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan lengkap. Feature: Employee Master File Mengelola data pegawai di perusahaan, seperti : Data Personal Data Keluarga Photo. Pendidikan Training, Keahlian lain, Pengalaman Kerja, Absensi. Recruitment Berisi data calon pegawai yang melamar, berikut status prosesnya. Trainning berisi daftar training untuk pegawai, dan data siapa saja yang sudah dan berhak mengikuti. Performance Appraisal meliputi penilaian kerja pegawai, jenjang karier, golongan dsb, yang berguna untuk penilaian kenaikan gaji dan golongan. Key Benefits: Modul ini untuk menyelenggarakan administrasi penggajian secara efektif dan efisien. Feature: User Define Function komponen gaji dapat dimodifikasi sendiri begitu pula formula perhitungan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Upload Absence proses upload data absence dari mesin absensi yang dapat diintegrasikan dengan mesin magnetic absence jenis apa saja. Update Payroll proses untuk melakukan proses perhitungan gaji berdasarkan absensi dan data gaji lainnya. Output Daftar / List gaji, Slip gaji, Rekap gaji, Laporan uang kecil, Absensi. Pinjaman karyawan, Laporan astek form 1a dan form 1c. Laporan SPT bulanan PPh Pasal 21 dan cetak SSP. Laporan SPT tahunan PPh Pasal 21 Form 1721A dan 1721A1, membuat disket transfer ke bank. Jika anda tertarik hubungi kami di 0859 2170 5997