SIMRS ( Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit)

Permasalahan suatu Rumah Sakit secara umum adalah sebagai berikut: 1. Tidak terintegrasinya bisnis proses antar unit fungsional Rumah Sakit. Hal ini berakibat sulitnya ” kerjasama” antar unit fungsional Rumah Sakit yang ada, yang mengakibatkan rendahnya tingkat efisiensi. 2. Tingkat layanan ( service level) yang rendah dan sulit ditingkatkan akibat bisnis proses yang tidak terintegrasi dan efisien. 3. Tingkat kepuasan pelanggan ( customer satisfaction) yang rendah dan sulit ditingkatkan akibat dari sulitnya meningkatkan service level. 4. Revenue yang sulit ditingkatkan. Hal ini akibat dari banyaknya ketidak-efisienan mekanisme bisnis proses serta banyaknya kebocoran yang terjadi 5. Sistem pelaporan yang tidak valid. Hal ini diakibatkan oleh ketidak-akuratnya perolehan data-data yang dibutuhkan. 6. Integritas data dan informasi yang rendah. 7. Komunikasi internal yang lemah. 8. Skalabilitas pengembangan sistem yang rendah. 1.1.2 Solusi Permasalahan Umum Adapun Rumah Sakit sebagai suatu lembaga bisnis harus memiliki sasaran yang harus dicapai setelah implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit, yaitu: 1. Peningkatan efisiensi ( lead time shorter, reducing cost) 2. Peningkatan tingkat layanan ( service level) 3. Peningkatan kepuasan pelanggan ( customer satisfaction) 4. Peningkatan pendapatan ( increasing revenue) 5. Integritas data dan informasi 6. Sistem reporting yang valid dan realtime Sehingga Sistem Informasi Rumah Sakit yang akan terimplementasi harus memenuhi hal-hal berikut: 1. Memiliki informasi dan data bisnis proses yang terintegrasi a. Database terintegrasi b. Data Conectivity yang baik dengan alat kesehatan ( mesin rontgen, USG, MRI, CT-Scan, dll) c. Digitalisasi Medical Record d. Vehicle Tracking untuk Ambulance dll. e. Mobilitas akses data ( web, SMS, WAP, dll) 2. Memiliki bisnis proses yang terintegrasi dan efisien a. Penggunaan Sistem Informasi yang terintegrasi antar unit fungsional Rumah Sakit ( registrasi, rekam medis, inventory, dll) b. Data terintegrasi dengan unit bisnis lainnya ( room service, restorasi, parking, dll) 3. Memiliki skalabilitas pada pengembangan sistem a. Skalabilitas beban database untuk akses bersamaan ( concurent connection) b. Bandwidth jaringan LAN yang memadai, dengan penggunaan fiber optic antar switch / router serta standar gigabyte untuk server c. Data Interchange Medical Record enabled dengan XML 4. Reporting System yang baik a. Menggunakan format laporan standar nasional ( RL) untuk Dinkes RI, serta menggunakan format standar Internasional ( BOR, dll) b. Realtime Reporting. 5. Memiliki internal community development tools yang baik a. Reminder system ( SMS, Web) untuk scheduling b. Alerting system untuk kondisi khusus ( monitoring pasien, dll) c. Internal community Development ( panel display dan intranet portal) d. Penggunaan DWD ( Digital Word Display) sebagai sarana meeting / monitoring ruang operasi jarak jauh ( teleconference) e. Internal Messaging System Modul Utama Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang terintegrasi satu dengan yang lainnya terdiri dari: 1.2.1.1 Sistem Rekam Medis Sistem Rekam Medis merupakan sistem pencatatan rekam medis secara elektronis. Melalui sistem ini, para dokter dan perawat dapat memasukkan data-data medis pasien seperti anamnesis, pemeriksaan fisik, pemeriksaan penunjang, diagnosis, tindakan atau terapi, dan obat-obatan. Melalui sistem ini pula dokter mengisi daftar permintaan pemeriksaan penunjang ( seperti pemeriksaan Laboratorium dan Radiologi) . Daftar permintaan ini kemudian menjadi instruksi bagi pihak Laboratorium dan Radiologi dalam melakukan pemeriksaan. Hasil pemeriksaan pasien dicatat oleh Laboratorium dan Radiologi. Hasil tersebut terekam di server, dan dapat dilihat dokter. Selain pemeriksaan penunjang, dokter pun, melalui sistem, mengisi resep yang ditujukan ke Apotek. Adapun modul-modul yang terdapat pada Sistem Rekam Medis adalah sebagai berikut: 1. Sistem Administrasi Pasien 1.1. Administrasi Pasien Rawat Jalan 1.2. Administrasi Pasien Rawat Inap 1.2.1. Manajemen Ruang Rawat Sistem Administrasi Pasien meliputi pendaftaran pasien, baik rawat inap maupun rawat jalan. Pasien yang mendaftar terbagi menjadi dua kategori umum, yaitu pasien tunai ( yaitu pasien yang membayar tunai) , dan pasien jaminan ( yaitu pasien yang mendapat jaminan dari suatu institusi, seperti perusahaan dan asuransi) . Pembagian pasien ini berkaitan dengan cara penagihan ( sistem billing) . Lebih jauh lagi, pada Administrasi Pasien Rawat Inap, terdapat Sistem Manajemen Ruang Rawat. Melalui sistem ini petugas pendaftaran dapat memantau dan me- maintain kamar-kamar pada ruang rawat. 2. Rekam Medis Elekronik Rawat Jalan 2.1. Rekam Medik Elekronik Poliklinik Umum / Unit Gawat Darurat ( UGD) 2.2. Rekam Medik Elekronik Poliklinik Gigi Umum 2.3. Rekam Medik Elekronik Polispesialis Penyakit Dalam 2.4. Rekam Medik Elekronik Polispesialis THT 2.5. Rekam Medik Elekronik Polispesialis Jantung 2.6. Rekam Medik Elekronik Polispesialis Bedah Umum 2.8. Rekam Medik Elekronik Polispesialis Anak 2.10. Rekam Medik Elekronik Polispesialis Kulit 2.11. Rekam Medik Elekronik Polispesialis Mata 2.12. Rekam Medik Elekronik Polispesialis Syaraf 2.15. Rekam Medik Elekronik Polispesialis Obstetri & Ginekologi 2.16. Rekam Medik Elekronik Instalasi Gizi 3. Rekam Medik Elekronik Rawat Inap 3.1. Rekam Medik Elektronik Rawat Inap 3.2. Manajemen Tim Dokter Seluruh modul di atas disusun sesuai kebutuhan masing - masing Poliklinik. Tentu saja dalam implementasinya dapat dilakukan customizing ( penyesuaian) dengan kebutuhan-kebutuhan para dokter yang berpraktek. Sebagaimana telah dijelaskan di atas, Rekam Medis Elektronik inilah yang pada dasarnya menjadi ‘ roda penggerak’ , karena menggerakkan sistem-sistem lainnya, seperti Apotek, Laboratorium, Radiologi, Kamar Tindakan, Kamar Bedah, dan Konsul ke Poliklinik lainnya. Rekam Medik ini terintegrasi dengan Sistem Administrasi Pasien Rawat Jalan. Melalui layar komputer dokter dapat melihat daftar antrian pasien yang berkunjung pada tanggal tertentu. Selain itu, dokter dapat melihat catatan medis pasien pada kunjungan-kunjungan sebelumnya. Tidak hanya itu, dokter pun akan diberi informasi status jaminan dari pasien yang berkunjung. Pengisian diagnosis pasien menggunakan ICD X, yang sudah tersimpan di dalam server. Dokter dapat melakukan pencarian kode suatu jenis penyakit dengan menggunakan kode ICD atau menggunakan keterangan dari kode ICD tersebut. Selain terintegrasi dengan Sistem Administrasi Pasien, sistem ini terintegrasi pula dengan Sistem Inventori. Daftar obat yang digunakan terintegrasi dengan sistem stok pada Apotek. Dengan demikian dokter dapat mengetahui informasi terakhir posisi stok pada Apotek, berikut harga jual obat. Selain obat, dokter pun dapat meng- customize jenis pemeriksaan standard pada Laboratorium. Hal ini tentunya akan mempercepat dan mempermudah dokter dalam melakukan permintaan pemeriksaan. Khusus pada Rekam Medik Elekronik Rawat Inap, terdapat fasilitas dokter untuk mengisi daftar instruksi yang diberikan kepada perawat. Daftar instruksi ini akan diterima perawat pada aplikasi Sistem Asuhan Keperawatan. Selain itu, terdapat pula fasilitas untuk mengatur tim dokter yang terlibat. Pada Rekam Medik Elektronik tertentu, seperti Bedah Gigi & Mulut serta Bedah Umum, terdapat fasilitas untuk mengisi Rencana Bedah. Rencana Bedah ini akan digunakan oleh petugas Kamar Bedah pada aplikasi Manajemen Kamar Bedah. 4. Sistem Dokumentasi Keperawatan 4.1. Asuhan Keperawatan 4.2. Pencatatan Penggunaan Alat Kesehatan 4.3. Pembuatan Resume Sistem ini terintegrasi dengan Sistem Rekam Medik Elektronik Rawat Inap. Para perawat dapat melihat instruksi dokter, mengisi siklus keperawatan, dan membuat resume. Selain itu, melalui sistem pula perawat dapat melihat obat-obat yang telah diberikan oleh dokter, hasil pemeriksaan Lab dan Radiologi. 5. Sistem Laboratorium 5.1. Daftar Permintaan Pemeriksaan Laboratorium 5.2. Pengisian Langsung Pemeriksaan Laboratorium 5.3. Pengisian Hasil Laboratorium 5.4. Pencetakan Hasil Laboratorium Sistem ini terintegrasi dengan Sistem Rekam Medik. Daftar permintaan yang muncul di layar komputer petugas Laboratorium berasal dari permintaan yang diisi dokter pada Sistem Rekam Medik. Namun sistem ini tidak menutup kemungkinan apabila ada pasien yang mendaftar langsung ke Laboratorium. Petugas pun dapat melakukan pengisian hasil Lab, dan mendapatkan informasi apakah hasil yang diperoleh dalam batas normal atau tidak. 6. Sistem Radiologi 6.1. Daftar Permintaan Pemeriksaan Radiologi 6.2. Pengisian Langsung Pemeriksaan Radiologi 6.3. Pengisian Hasil Radiologi 6.4. Pencetakan Hasil Radiologi Sebagai mana Sistem Laboratorium, sistem ini terintegrasi dengan Sistem Rekam Medik. Daftar permintaan yang muncul di layar komputer petugas Radiologi berasal dari permintaan yang diisi dokter pada Sistem Rekam Medik. Namun sistem ini tidak menutup kemungkinan apabila ada pasien yang mendaftar langsung ke Radiologi. Petugas pun dapat melakukan pengisian hasil Radiologi, dan mendapatkan informasi apakah hasil yang diperoleh dalam batas normal atau tidak. 7. Sistem Fisioterapi 7.1. Daftar Permintaan Tindakan Fisioterapi 7.2. Pengisian Langsung Tindakan Fisioterapi 7.3. Pengisian Hasil Fisioterapi 7.4. Pencetakan Hasil Fisioterapi Sistem ini memiliki pola yang sama dengan Sistem Laboratorium dan Sistem Radiologi. 8. Sistem Kamar Bedah 8.1. Manajemen Kamar Bedah 8.2. Persiapan Pembedahan 8.3. Laporan Pembedahan Sistem ini terintegrasi dengan Sistem Rekam Medik Elektronik tertentu, yang spesialisasinya memang memiliki kemungkinan untuk melakukan pembedahan. Pada sistem ini petugas dapat melakukan manajemen kamar bedah, persiapan pembedahan dan pengisian Laporan Pembedahan. 9. Sistem Medical Check Up 9.1. Pengisian Daftar Pemeriksaan 9.2. Pengisian Laporan Pemeriksaan 9.3. Pencetakan Laporan Pemeriksaan Sistem Medical Check Up menggabungkan berbagai jenis pemeriksaan, seperti Laboratorium dan Radiologi. Lewat sistem, petugas dapat mengisi daftar hal-hal yang harus diperiksa. Daftar hal-hal tersebut dikelompokkan menjadi berbagai paket, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Hasil dari pemeriksaan ini dimasukan ( entry) oleh petugas, dan hasilnya dicetak dengan format yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. 1.2.1.2 Sistem Laporan Medis Sistem Laporan Medis meliputi berbagai hal seperti laporan kunjungan pasien, laporan statistik berdasarkan jenis penyakit, utilisasi pada unit-unit layanan, dan berbagai laporan lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan laporan untuk Departemen Kesehatan, Manajemen dan berbagai pihak lainnya yang membutuhkan. Seluruh laporan ini dihasilkan dari proses yang terjadi pada Sistem Rekam Medis. Dengan demikian, tidak perlu dilakukan pengisian ulang untuk menghasilkan laporan. 1.2.1.3 Sistem Inventori Sistem Inventori terbagi menjadi beberapa subsistem: 1. Sistem Informasi Farmasi 1.1. Perencanaan Farmalkes 1.2. Farmakologi 1.3. Master Produk 1.4. Apotek 1.4.1. Penerimaan Resep 1.4.2. Pelayanan Resep 1.5. Gudang Obat 1.5.1. Penerimaan Barang 1.5.2. Pendistribusian Barang 2. Sistem Logistik .2.1. Pemesanan Barang .2.2. Penerimaan Barang .2.3. Laporan Sistem Inventori ini juga terintegrasi dengan Sistem Keuangan. Mulai dari rencana pengadaan yang dilakukan oleh bagian Farmalkes ( Farmasi dan Alat Kesehatan) , pemesanan barang yang dilakukan oleh Logistik, kemudian penerimaan di Gudang, yang dilanjutkan dengan pendistribusian ke gudang-gudang Satelit, hingga sampai ke Pelanggan, semuanya terotomatisasi. Seluruh transaksi ini bermuara ke Sistem Keuangan, dengan tersusunnya jurnal-jurnal. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, sistem ini juga terintegrasi dengan Sistem Rekam Medik. Dengan demikian, berubahnya stok terjadi secara real time, setiap kali petugas mengisi ke komputer transaksi yang berhubungan dengan stok. Apotek merupakan salah satu subsistem dari Sistem Inventori. Petugas Apotek, selain menerima permintaan resep secara otomatis dari Sistem Rekam Medik, juga dapat melakukan permintaan resep sendiri untuk pasien yang datang langsung. Petugas akan memperoleh informasi status pasien, apakah pasien ini harus membayar tunai, atau merupakan pasien yang dijamin oleh suatu institusi. Stok di Apotek dapat dipantau langsung oleh Petugas. Jika telah mencapai jumlah minimal tertentu, Petugas harus melakukan permintaan ke Gudang Obat. Melalui sistem ini pula dapat dilakukan pemeliharaan terhadap master produk, berupa penambahan atau penonaktifan. Selain itu, perubahan harga juga dilakukan lewat sistem ini. Produk berupa obat-obatan dan alat kesehatan ini dapat dikelompokkan ke dalam berbagai kategori, misalnya menjadi obat generik dan non-generik. Pengelompokan juga dibagi berdasarkan kualifikasi supplier. Pada setiap akhir periode, dihasilkan berbagai laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan Manajemen. Salah satu bentuk ‘ laporan’ adalah jurnal yang akan dimanfaatkan oleh bagian Keuangan. 1.2.1.4 Sistem SDM Sistem SDM terbagi menjadi beberapa subsistem: 1. Sistem Master Kepegawaian 2. Sistem Pengupahan 3. Sistem Absensi Sistem Master Kepegawaian menghimpun data-data yang berhubungan dengan pegawai, mulai dari data-data utama seperti alamat, golongan, status dan bagian, hingga data-data bersifat pembinaan kepegawaian, seperti riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, kursus dan seminar yang telah diikuti, dan lain-lain. Selain Sistem Master Kepegawaian, terdapat Sistem Pengupahan. Sistem ini berhubungan erat dengan sistem sebelumnya. Pengupahan ditentukan berbagai parameter, seperti golongan dan masa kerja. Tentu saja terdapat berbagai variasi dalam cara pengupahan, tergantung kepada institusi yang melakukan. Sistem lainnya yang terdapat pada Sistem SDM adalah Sistem Absensi. Sistem ini terintegrasi dengan Alat Finger Scan, yang mencatat waktu masuk/ keluar pekerja. Dengan demikian, tingkat penyimpangan antara data yang terekam dengan kenyataan di lapangan dapat dikurangi. 1.2.1.5 Sistem Keuangan Adapun modul-modul yang terdapat pada sistem keuangan adalah: 1. Sistem Billing / Pendapatan / Account Receivable 1.1. Tunai 1.2. Non Tunai 2. Sistem Biaya / Account Payable 2.1. Material 2.2. Non Material 2.3. Gaji 3. Sistem Harta Benda Modal & Inventaris 4. Sistem Laporan Keuangan ( Financial Statement) 4.1. Buku Besar ( Ledger) 4.2. Arus Kas ( Cash Flow) 4.3. Rugi / Laba ( Income Statement) 4.4. Neraca ( Balanced) Sebagai sebuah sistem yang terintegrasi, Sistem Keuangan dapat dikatakan merupakan result dari transaksi-transaksi yang terjadi, baik dari Inventori, Billing, Penyusutan, dan lain-lain. Semua transaksi tersebut menghasilkan jurnal-jurnal, baik yang terotomatisasi maupun tidak. Dari jurnal inilah kemudian tersusun laporan-laporan keuangan seperti Neraca, Laba/ Rugi, Perubahan Modal dan Arus Kas. Salah satu subsistem Keuangan adalah Billing. Billing dihasilkan secara otomatis dari transaksi. Billing dapat dipilah berdasarkan kategori pasien: tunai atau jaminan. Billing kepada pelanggan jaminan ( biasanya berupa suatu institusi) dilakukan dengan menggunakan periode dan format penagihan yang disesuaikan dengan kesepakatan antara pihak Rumah Sakit dengan pihak penjamin. Terkadang proses penagihan dilakukan dengan kombinasi dari kedua cara, sebagian ditagihkan tunai, sisanya ditagihkan kepada pihak penjamin. Selain subsistem Billing, sistem juga memiliki subsistem Biaya. Biaya terdiri dari Material, NonMaterial dan Gaji. Seperti telah dijelaskan di atas, inputan dari Material diperoleh dari Sistem Inventori. Sedangkan inputan Gaji diperoleh dari Sistem SDM. Dengan demikian, tidak perlu terjadi double entry pada sistem. 1.3.2 Fitur Penunjang Sementara fitur-fitur penunjang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit lainnya adalah sebagai berikut: a. Keamanan yang berlapis ( password aplikasi dan access aplikasi serta limitasi user) b. Dilengkapi dengan logfile audit. c. Laporan ( report) yang dihasilkan disesuaikan dengan kebutuhan internal maupun eksternal Rumah Sakit ( mis. Departemen Kesehatan) Jika anda tertarik hubungi kami di 0859 2170 5997